Oto proponowany sposób postępowania przy opracowaniu analizy SWOT:

• Zawsze zaczynamy od określenia mocnych stron. Jest to ważne z kilku powodów. Silne strony to główny powód dla którego w ogóle opracowujemy analizę SWOT. To silne strony mają doprowadzić nas do sukcesu i na nich głównie jest oparte obecnie i będzie w przyszłości nasze działanie. Opisując nasze silne strony nabieramy przekonania, że jest sens przeprowadzenia naszego pomysłu ... silne strony to pozytywna energia.
• Z kolei określamy nasze słabe strony. Z tym elementem nikt nie ma żadnego problemu, bo każdy zna swoje słabe strony. Zwykle z określaniem słabych stron próbujemy jednocześnie znaleźć przyczyny słabych stron i sposoby ich usunięcia lub marginalizowania i na tym próbujemy się koncentrować. To nie ten etap ! I jeszcze jedna uwaga. Nie zaczynajmy opracowania analizy od słabych stron. Wejdziemy w ślepą uliczkę i ... może tak się zdarzyć, że na tym etapie zakończymy opracowanie analizy.
• Jako trzecie określamy szanse i zagrożenia w otoczeniu. Określanie tych czynników może przebiegać równolegle. Precyzyjne opisanie szans i zagrożeń płynących z otoczenia nie jest już tak proste, jak określenie mocnych czy słabych stron. Tu już potrzebna jest i wiedza na wiele aspektów życia gospodarczego i społecznego, jak i umiejętność prognozowania przyszłości. Ilość niewiadomych, które implikują szanse i zagrożenia jest zwykle tak duża, że nie jesteśmy w stanie określić ich precyzyjnie. Należy mieć świadomość, że czynniki zewnętrzne określone zostaną w sposób dużo mniej precyzyjny niż czynniki wewnętrzne. Problemem w wielu przypadkach jest fakt, że zainteresowani w ogóle nie myślą o środowisku zewnętrznym i z tego powodu nie potrafią określić tych czynników !!!
• Po określeniu wszystkich czynników przystępujemy do prognozowania strategii. W tym etapie nadajemy czynnikom wagi i na tej podstawie określamy prognozy, co do strategii postępowania.
• Z kolei budujemy macierz SWOT i macierz TOWS i również po nadaniu wag zależności prognozujemy strategie.
• Na podstawie otrzymanych wyników opracowujemy wnioski z analizy SWOT.

Kilka dodatkowych uwag i wskazówek:

• należy realistycznie oceniać swoje silne i słabe strony ... przynajmniej należy starać się !,
• szanse i zagrożenia oceniajmy dosłownie z zewnątrz tzn nie z perspektywy firmy czy organizacji,
• silne strony mogą stać sie słabymi i na odwrót,
• szanse mogą stać się zagrożeniami i na odwrót,
• ten sam czynnik może być i silną i słabą stroną. To samo dotyczy szans i zagrożeń. ... Przykład: polityka gospodarcza w przyszłości (nie jesteśmy w stanie określić, czy działania państwa pójdą w korzystnym czy też niekorzystnym kierunku),
• zawsze występują silne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia. Jeżeli uważamy, że nie istnieją zagrożenia to jesteśmy w głębokim błędzie. Nawet, gdy nasze przedsięwzięcie jest nakierowane na pomoc innym i niczego nie oczekujemy dla siebie, to zawsze znajdzie się wielu chętnych, aby zająć nasze miejsce,
• określaj czynniki w sposób zwięzły. Każdy czynnik możesz opisać w analizie, ale staraj się aby ich nazwy były jak najkrótsze,
• nie określimy wszystkich czynników. Należy określić tylko ważne czynniki. Błędem w wielu analizach jest wymienianie kilkudziesięciu czynników w kategorii. W takich przypadkach zestawienie będzie zawierało totalnie nieistotne czynniki, które jednak w analizie wagowej mogą znacząco wpłynąć na wynik prognozy. Nie ma reguły ile tych czynników powinno być, ale starajmy się aby nie było ich więcej, jak 10-15 w kategorii.